Советы бухгалтера. Если нужно списать долги и вернуть деньги за покупки

Контрагент, который задолжал нам за поставку товаров, ликвидировался в этом году. Но оплатить он должен был еще четыре года назад. Акты сверки не подписывал, поэтому срок исковой давности истек еще в прошлом году. Мы упустили этот момент и не учли расходы. В прошлом году и в текущем у нас прибыль. Мы вправе учесть забытые расходы сейчас?

Дебиторскую задолженность необходимо списать, если истек срок исковой давности, либо в других случаях, когда она становится нереальной для взыскания, например, при ликвидации организации. Об этом сказано в пункте 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности. Списывать дебиторскую задолженность нужно отдельно по каждому обязательству.

Если период, в котором безнадежная дебиторская задолженность должна быть списана, пропущен, ее можно списать в текущем периоде.

Для проведения этой операции необходимо определить размер просроченной дебиторской задолженности. Для этого по результатам инвентаризации составляется акт, например, по форме № ИНВ-17. Инвентаризацию проводите по приказу руководителя (форма № ИНВ-22). Письменным обоснованием списания конкретного обязательства служат акт инвентаризации и бухгалтерская справка, на основании которых руководитель издает приказ о списании дебиторской задолженности. К акту инвентаризации дебиторской задолженности приложите документы, подтверждающие ее возникновение, например: договоры, в которых указаны сроки погашения обязательств контрагентами; товарные накладные; акты выполненных работ (оказанных услуг); акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода.

Такой перечень документов приведен в письме УФНС России по г. Москве от 27 июня 2008 г. № 20‑12 / 060959.

В бухгалтерском учете сумму задолженности спишите за счет резерва по сомнительным долгам (если он создавался) либо отнесите на финансовый результат деятельности организации. При этом необходимо учитывать, что списание долга из‑за неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. В течение пяти лет с момента списания эту задолженность нужно отражать за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Такой порядок предусмотрен пунктом 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Оплата товара была сделана поставщику с личного счета директора, то  есть кассового чека в бухгалтерии нет. Как в этом случае отчитываться?

Достаточно будет получить заявление директора на выдачу денежных средств в возмещение расходов, понесенных при оплате поставщику, и приложить документы, подтверждающие оплату и получение ТМЦ или услуг. К таким документам относятся документы, подтверждающие оплату (кассовые чеки, платежки, выписки с карточного счета и т. д.) и документы, подтверждающие получение ТМЦ или услуги (товарные накладные, акты, счета-фактуры, товарные чеки и т. д.).

В законодательстве нет прямого запрета на приобретение сотрудниками организации товаров или услуг для использования организацией в производственных целях, с последующим возмещением. Но нужен документ, оформляющий использование услуг и ТМЦ для производственных целей. Таким документом может быть общий приказ по компании с указанием возможности любого сотрудника, в том числе и директора, совершать покупки для компании за свой счет.

Виктория Архимонова,
руководитель отдела
бухгалтерского сопровождения
юридической компании URVISTA