Быстрые документы. МГТС предлагает своим клиентам перейти на электронный документооборот

Большая часть документов сегодня создается в электронном виде. Однако, затем их распечатывают на бумаге, сверяют, подписывают, проштамповывают и отсылают почтой, либо оставляют курсировать внутри компании. Документы в пути могут потеряться и не дойти до адресата. К тому же, весь этот процесс отнимает много времени, замедляя работу компании.

Все эти проблемы решает электронный документооборот (ЭДО). Это обмен электронными юридически значимыми документами между компаниями: счетами, актами выполненных работ и т.д. Но это не только движение документов через интернет, это, по сути, способ организации работы без использования бумажных носителей, что гораздо удобнее для партнеров и в разы быстрее. Кроме этого, стоимость отправки электронного документа гораздо меньше, чем отправка бумажного почтой .

МГТС предлагает своим клиентам перейти на электронный документооборот и получать документы в электронном виде без дублирования на бумаге в  соответствии с законодательством Российской Федерации.

«Мы заключили договор с несколькими операторами электронного документооборота, у которых есть лицензия на эту деятельность, — рассказывает Марина Ковалева, директор департамента управления продажами и обслуживанием на бизнес-рынке компании МГТС. – У нас 63 тысячи клиентов, которые каждый месяц оплачивают телефон, интернет, телевидение, видеонаблюдение, охранно-пожарную сигнализацию и другие услуги компании. Представьте наш гигантский бумажный документооборот. Поэтому мы решили перейти на электронный документооборот, чтобы быстрее доставлять нашим клиентам платежные и отчетные документы, И чтобы наши клиенты присылали нам документы в считанные секунды. Такой способ взаимодействия упрощает работу между МГТС и клиентами».

МГТС работает с тремя крупными операторами ЭДО – это системный интегратор «Корус Консалтинг СНГ», холдинг «Тензор» и разработчик онлайн-сервисов для бухгалтерии и бизнеса «СКБ Контур». У каждой из компаний есть дополнительные плюсы, например, интеграция с 1С или с системой Сбербанка. Крупные операторы, в свою очередь, сотрудничают с более мелкими операторами – это называется роуминг. Т.е. если клиент подключен к другому оператору, которого нет в списке партнеров МГТС по ЭДО, то компания отправит заявку своему оператору на организацию роуминга.

У клиента должен быть электронный ящик электронного документооборота, который можно получить, зарегистрировавшись (заключить договор) на сайте оператора ЭДО. Также все операторы ЭДО одновременно являются удостоверяющими центрами, который выдают сертификат электронной подписи. Этот документ подтверждает подлинность электронной подписи в системе, с ним подпись имеет юридическую силу и защищает электронный документ в процессе обмена. Электронные документы, подписанные электронной подписью являются равнозначными бумажным с собственноручной подписью.

Сейчас МГТС отправляет через ЭДО платежные документы за услуги, которые оказывает своим контрагентам. Это счет, счет-фактура, акт выполненных работ и детализация. У электронного документооборота есть потенциал, считает Марина Ковалева. Сейчас компания использует его только для передачи финансовых документов, но с помощью этого сервиса можно передавать любые документы, например, подписать договор.

Кроме этого, все полученные документы легко найти и трудно потерять, потому что они хранятся в электронном архиве. В любой момент им можно воспользоваться: проверить данные, распечатать документ и т.д.

В ближайшее время МГТС рассчитывает перевести 80 процентов своих клиентов на электронный документооборот.