Бизнес на автомате

Что такое реальная автоматизация и зачем она нужна малому предпринимательству

Вокруг термина «автоматизация бизнеса» сложилось довольно большое количество мифов, стереотипов и предрассудков. Например, что автоматизация необходима только для бухгалтерского учета, а, скажем, управленческие бизнес-процессы автоматизировать невозможно. Или, что автоматизация необходима исключительно крупным компаниям, а небольшим предприятиям вполне можно обойтись без нее. Или, что системы автоматизации — штука чрезвычайно дорогостоящая, и далеко не факт, что затраты когда‑нибудь окупятся.

ЧТО ЭТО ТАКОЕ

Автоматизация бизнеса — это переход компании с трудоемких ручных операций на использование современных информационных технологий в оперативной работе. Также под автоматизацией подразумевают внедрение современных технологий там, где раньше они вообще не применялись.

В малом бизнесе автоматизацию применяют обычно в двух случаях:

• в поддерживающих процессах, которые напрямую на увеличение доходов не влияют, но являются обязательными для бизнеса —например, бухучет и отчетность;
• в основных бизнес-процессах — это, к примеру, могут быть автоматизация продаж или автоматизация взаимодействия с клиентами.

Соответственно, мотивы и цели автоматизации могут быть разными — в первом случае это нужно, чтобы обеспечить стабильность бизнеса и сократить затраты времени и ресурсов, во втором — чтобы повысить доходность бизнеса, получить конкурентные преимущества, улучшить сервис, привлечь и удержать клиентов, повысить эффективность и т. д.

ЗАГОЛОВОК

Любая система автоматизации предусматривает нескольких ключевых процессов: сбор (ввод) данных, обработка данных и предоставление собранной и обработанной информации в том виде, объеме, формате, в котором она нужна руководителю или профильному специалисту.

Например, если в систему внести информацию о контактах с потенциальными клиентами, затем указать, на какой стадии находятся переговоры с каждым из них, аккуратно вводить данные о результатах переговоров и о состоявшихся сделках, — то в хорошей системе управления продажами можно моментально получить «воронку продаж», а при накоплении некоторой статистики — и прогноз продаж в зависимости от того, насколько интенсивно сегодня поработали ваши менеджеры. Аналогично системы автоматизации работают и для других процессов. Руководитель моментально может получить информацию о состоянии дел в компании.

ЧТО МОЖНО АВТОМАТИЗИРОВАТЬ

Во-первых, можно автоматизировать задачи, которые вручную выполнять очень трудоемко или вообще невозможно — учитывать розничный товарооборот, анализировать движение товаров, планировать и учитывать рабочее время, рассчитывать себестоимость и т. д.

Во-вторых, можно автоматизировать работу сотрудников, выполняющих стандартные рутинные операции (телемаркетологи, логисты, менеджеры по продажам и т. д.).

В-третьих, можно использовать автоматизацию для того, чтобы «навести порядок в доме» — взять под контроль дебиторку, складские запасы, занятость сотрудников, выполнение ими нормативов по звонкам и встречам с клиентами и т. д.

КАК ВЫБРАТЬ

При выборе системы автоматизации бизнеса вы можете пойти двумя путями:
Использовать типовой («коробочный») продукт или облачный сервис.
Разработать и внедрить индивидуальное программное решение.

Стандартное решение внедрить проще, и оно обойдется дешевле. Но нужно иметь в виду, что не каждый типовой продукт можно доработать под свои задачи — в ряде программ возможности донастройки сильно ограничены или вообще исключены. Оптимальный для многих компаний малого бизнеса вариант — приобрести готовое решение с возможностью донастройки, быстро запустить его.

СКОЛЬКО СТОИТ

Это риторический вопрос, и однозначного ответа на него не существует. Сколько стоит сделать ремонт? Можно сделать за 100 тысяч рублей, а можно за миллион, все зависит от площади помещения, задач, качества материалов и т. д. Стоимость конкретного программного решения также будет зависеть от многих переменных: какие задачи предстоит решать с помощью системы, типовой это продукт или настраиваемый, какие ресурсы потребуются для внедрения, сколько рабочих мест будут подключены к системе и т. д.

Стоимость автоматизации складывается из нес­кольких составляющих:

• стоимость самой системы (стоимость коробки или арендные платежи — в случае использования «облачных» приложений);
• затраты на настройку системы и обучение персонала;
• стоимость регулярного сопровождения.

К этому можно добавить непрямые затраты — например, затраты времени директора и ключевых пользователей на участие в проекте.

КАК МОЖЕТ ПОМОЧЬ АВТОМАТИЗАЦИЯ

• улучшить качество обслуживания клиентов;
  оптимизировать расходы на логистику, улучшить качество логистики на всех этапах — от поступления продукта на склад до доставки его клиенту;
• качественно планировать поступление средств, предот­вращать кассовые разрывы;
• просчитывать рентабельность заказов;
• быстро и правильно готовить документы для клиентов, подрядчиков и партнеров — от коммерческого предложения до акта сверки;
• разгрузить руководителя и ключевых менеджеров от рутинной работы, более эффективно использовать их рабочее время для развития компании;
• оперативно получать любые отчеты о реальном положении дел в компании;
• оптимизировать расходы на персонал, более эффективно использовать рабочее время и компетенции сотрудников;
• минимизировать негативное влияние на бизнес «человеческого фактора»;
• безопасно хранить информацию — каждый сотрудник работает только с теми данными, к которым ему дан доступ;
• улучшить и ускорить бизнес-процессы в компании;
• эффективно поддерживать оперативную деятельность — организовать учет и контроль.

Вопросы, на которые надо ответить при выборе программы

• какие конкретно задачи и процессы планируется автоматизировать;
• соответствует ли функционал системы тем задачам, которые нужно будет решить с ее помощью;
• возможно ли донастроить систему под свою бизнес-практику;
• возможно ли будет при изменении бизнес-процессов или условий ведения бизнеса быстро изменить систему,
• не прекращая ее эксплуатации;
• насколько система проста и удобна в использовании;
• возможно ли интегрировать систему с другими приложениями или сервисами;
• поддерживается ли работа системы на планшетах, смарт­фонах;
• кто и как будет осуществлять техническую поддержку; сколько стоит внедрение и поддержка.

Кому помогла автоматизация

Lavka-Lavka. Раньше все заказы интернет-магазина оформлялись практически вручную: на сайте формировалась таблица по входящим заказам, на ее основании менеджер по закупкам составлял ведомость для закупки. Менеджер по продажам распечатывал с сайта заказы, а затем передавал их в упаковочный цех. В результате автоматизации менеджменту удалось в пять раз сократить время обработки и сборки заказа, оптимизировать работу с поставщиками и повысить качество управленческих решений.

«СтарСервисГрупп», производитель и поставщик дизель-генераторного оборудования. До внедрения системы автоматизации менеджеры компании тратили на обработку одного запроса клиента по 30‑40 минут, так как вручную вносили данные в базу. С ростом объема продаж запросов становилось больше. И это в ближайшем будущем привело бы к еще большему времени, необходимому на работу с каждым из них. В результате автоматизации время обработки заявки удалось сократить в десять раз.

Строительная фирма «Светлый дом». Составление сметы занимало много времени, т. к. необходимо было связываться со складом, а также уточнять у сотрудников нескольких отделов, все ли необходимые работы отражены в предложении. Автоматизация позволила быстрее и качественнее рассчитывать заказы. В итоге компания делает смету быстрее, чем некоторые конкуренты, что становится конкурентным преимуществом.

Юрий Звягинцев,
Мария Правдина