Советы бухгалтера. Как возместить директору расходы на чай и кофе

Директор покупает чай, кофе ,  конфеты в офис за свои деньги. В расходы мы это не включаем. Можно ли провести это по авансовому отчету и возместить ему средства? Что в таком случае надо (или не надо) начислять на эти суммы: НДФЛ, страховые?

Проводить такие расходы по авансовому отчету неправильно, так как сотрудник предварительно не получал денежного аванса. Это будет нарушением Порядка ведения кассовых операций. Законом не установлен запрет на компенсацию понесенных расходов.

Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему документы (кассовые чеки, накладные, и прочее). Не будет лишним и общий приказ по фирме, регламентирующий принципы возмещения затрат сотрудникам. В нем прописывают возможность работников покупать материалы за свой счет, получая компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат. С данным приказом всех работников знакомят под роспись.

Однако нужно понимать, что, расплачиваясь за покупку личными средствами, работник действует от своего имени, а не от лица фирмы. Возмещать расходы такого характера возможно только в том случае, если их одобрит руководитель. В документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей.

В случае, если все документы продавцом оформлены на организацию, тогда у сотрудника не возникает объекта налогообложения по НДФЛ и страховым взносам. Если оправдательные документы оформлены на сотрудника, у проверяющих будет возможность считать выплату компенсации объектом налогообложения по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Поэтому если документы выписаны на имя сотрудника, безопаснее воспользоваться договором купли-продажи или закупочным актом. И расплатиться по нему с сотрудником.

Но у данного способа есть минус – у работника, продающего ценности, возникает доход, облагаемый НДФЛ. Организация же при покупке материалов у физлица не является налоговым агентом. Поэтому удерживать НДФЛ при выплате дохода сотруднику не требуется. Работнику придется самому сдать декларацию в инспекцию по форме 3‑НДФЛ. При этом полученный доход ему можно уменьшить на сумму расходов, связанных с покупкой этих ценностей. То есть фактически налог будет равен нулю.

Могут ли две фирмы арендовать один и тот же кабинет, если учредители у них разные, юридический адрес одинаковый, род деятельности примерно одинаковый, одна фирма – на ОСНО, вторая – на УСН. В кабинете оборудовано два отдельных места – в разных углах стоят два компьютера, два стеллажа для документов. Допустимо ли то, что в кабинете будут находиться документы двух фирм? Арендодатель и арендатор не возражают.

Ответ лежит на границе двух плоскостей, с точки зрения Росреестра, невозможно заключить договор аренды на помещение уже обременное другим договором аренды. Так что такой договор не пройдет государственную регистрацию. Однако краткосрочные договоры аренды не подлежат государственной регистрации.

С другой стороны, если помещение имеет несколько комнат, то можно произвести выделение части помещения и зарегистрировать договор аренды, подав вместе с договором аренды технический план помещения.

С точки зрения налоговых органов в подобном положении вещей ничего зазорного нет, при условии, что эта комната не будет являться местом массовой регистрации юрлиц.

Виктория Архимонова, руководитель отдела бухгалтерского сопровождения юридической компании URVISTA